Conseils de rédaction des e-mails

Les e-mails sont pratiques et rapides mais, bien qu’électroniques, ils n’en restent pas moins du courrier soumis aux plus élémentaires règles de politesse et de rédaction. En voici quelques-unes à ne pas oublier :

L’importance de l’en-tête

On indique toujours le sujet de son e-mail. Ainsi on facilite la tâche de notre destinataire pour savoir, au premier coup d’oeil, la raison de notre envoi ou/et pour retrouver plus facilement et plus tard ce mail dans sa boîte de réception. Par ailleurs, c’est bien souvent grâce au texte figurant dans le sujet que votre boîte e-mail peut faire le tri entre les e-mails désirés d’une part, et les spams et les virus d’autre part. Un sujet trop vague risque d’être rejeté.

Débuter un mail

Un simple « Bonjour » est souvent suffisant, mais il peut être remplacé par un « Madame, Monsieur » selon l’importance de votre interlocuteur. Si l’on correspond plusieurs fois dans la journée avec la même personne, le « Bonjour » n’est plus nécessaire dès le 2^e message et on débute directement par « Cher ... ».

Ecrire un e-mail

Évitez au maximum l’utilisation d’abréviations et de langage de type SMS. Vérifiez également l’orthographe et la grammaire car il est impossible de rattraper un e-mail dès lors que vous aurez cliqué sur la touche « envoyer » !

Sachez que dans le langage cybernétique, écrire en majuscules SIGNIFIE QUE L’ON CRIE ! Alors évitez de les utiliser. Dans le même ordre d’idées, utilisez la ponctuation tel que la grammaire le prévoit : il n’est pas nécessaire de terminer sa question par 4 points d’interrogation, par exemple. Enfin, restez professionnel et prudent quand vous parlez des autres : il est très simple de retransmettre un courrier électronique aux personnes concernées.

Conclure un e-mail

Comme dans toute lettre, n’oubliez pas la formule de politesse qui termine toute correspondance. En revanche, la formule traditionnelle « Veuillez, je vous prie, agréer, mes salutations respectueuses » peut sans problème être remplacée par un simple « Cordialement ».

Envoi d’un e-mail

Vous décidez d’envoyer un e-mail à plusieurs personnes en même temps ? Protégez l’anonymat de chacune d’entre elles, en inscrivant les adresses dans l’option Cci (= copie carbone/conforme invisible). Ce champ permet : d’empêcher un traitement illégal des données à caractère personnel : la loi vous interdit de jouir comme bon vous semble d’une adresse électronique qui n’est pas vôtre. C’est notamment pour cela que vous n’avez logiquement pas le droit de communiquer une adresse à un tiers sans que le concerné soit au courant et ait donné son accord. de lutter contre le SPAM : quand les adresses sont insérées dans le champ « À » (ou en cliquant sur transférer ou répondre), les adresses sont expédiées dans la nature virtuelle et peuvent ainsi être récoltées et utilisées à des fins illégales (le spam est illégal, rappelons-le).